Під керівництвом, планує, організовує та контролює роботу групи діловодів; і за потреби виконує відповідну роботу. Канцелярський наглядач є першим рівнем нагляду в рамках загального канцелярського ряду.
Щоб зрозуміти визначення канцелярської роботи, розглянемо ці поширені канцелярські завдання:
- Відповіді на телефонні дзвінки.
- Планування зустрічей або відряджень.
- Надсилання факсів.
- Виготовлення копій.
- Подача документів.
- Перевірка продавців.
- Створення записів.
- Перевірка та відправка пошти та електронної пошти.
Клерк/менеджер має бути представницьким та різностороннім, добре слухати та робити нотатки. Ці навички будуть вирішальними в ролі, яка включає такі завдання, як управління роботою магазину, допомога клієнтам і підтримка запасів.
Клерки загального офісу друкують, форматують або редагують рутинні записки. Референти загальної канцелярії виконують різноманітні діловодні роботи, в т.ч відповідати на телефонні дзвінки, набирати документи та вести записи.
Канцелярські обов’язки охоплюють низку завдань, у тому числі ведення бухгалтерського обліку, спілкування з клієнтами та колегами, керування офісними машинами, ведення записів і звітів, а також призначення зустрічей.
Канцелярські працівники є відповідальний за управління офісними функціями в компанії. Ці працівники надають підтримку керівникам, виконуючи наступні обов’язки: відповідаючи на вхідні телефонні дзвінки, оновлюючи записи, поповнюючи канцелярське приладдя, фотокопіюючи документи, складаючи документи та зустрічаючи гостей.